Wie kann ich eine Kontrolle planen?

Sparen Sie Zeit, indem Sie Ihre wiederkehrenden Kontrollen automatisieren oder manuelle Kontrollen auf der Grundlage bestimmter Ereignisse auslösen.

Gehen Sie im Menü auf "Kontrollmanagement".

Erstellen Sie eine neue Kontrolle, indem Sie auf „Neue Kontrolle erstellen“ klicken, oder greifen Sie auf eine vorhandene Kontrolle zu, indem Sie ein Kontrollprogramm eingeben und dann auf die spezifische Kontrolle klicken.

Beide Wege sollten Sie zum Kontrolleditor führen, und dort scrollen Sie nach unten zum dritten Abschnitt mit der Bezeichnung „Terminplanung“:

Wählen Sie eine der beiden Planungsoptionen:

• Reagieren Sie auf besondere Ereignisse mit der Option „Manuell“. Die Kontrolle wird nur einmal für das angegebene Fälligkeitsdatum verschickt. 
• Automatisieren Sie Ihre regelmäßigen Kontrollen mit der Option „Periodisch“. Sie wird automatisch in einem bestimmten Rhythmus, z. B. monatlich, vierteljährlich, jährlich usw., an den/die Kontrollverantwortlichen versandt.

Um eine manuelle Kontrolle zu planen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Manuell“, und Sie erhalten die folgende Ansicht:

• Fälligkeitsdatum: Geben Sie das Datum und die Uhrzeit des Tages an, an dem die Kontrolle durchgeführt und abgegeben werden soll. Sie können die Zeitzone ändern, indem Sie auf den grünen „CET“-Text klicken.
• Zeitraum: Geben Sie den Zeitraum an, für den die Kontrolle durchgeführt werden soll.
• Sofort senden: Wenn Sie diese Option wählen, wird die Kontrollbenachrichtigung sofort gesendet, wenn die Kontrolle gespeichert wird. Das Feld „Verantwortlicher hat“ kann mit dieser Option nicht mehr bearbeitet werden, da es automatisch berechnet wird.

Um eine wiederkehrende Kontrolle zu planen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Periodisch“ und Sie erhalten die untenstehende Ansicht:

• Intervall: Geben Sie das Intervall ein, in dem die Kontrolle versendet werden soll.
• Beginn ab: Geben Sie das Startdatum ein. Damit legen Sie einen Startpunkt für das wiederkehrende Ereignis fest.
• Zeitraum: Geben Sie den Zeitraum ein, für den die Kontrolle durchgeführt werden soll.
• Fälligkeitsdatum: Geben Sie das Datum und die Uhrzeit des Tages an, an dem die Kontrolle durchgeführt und abgegeben werden soll. Sie können die Zeitzone ändern, indem Sie auf den grünen „CET“-Text klicken.

Sie können den Terminplan auch anpassen, wenn Sie z. B. die Kontrolle in bestimmten Zeiträumen an einem anderen Wochentag oder gar nicht senden möchten. Markieren Sie das kleine Feld "Abweichendes Fälligkeitsdatum", und es erscheint ein Dropdown-Menü mit den Optionen, wie auf dem Screenshot unten gezeigt.

• Wöchentlich: Die Kontrolle wird an den angegebenen Wochentagen ausgeführt. Sie können mehr als einen Tag auswählen, wenn Sie möchten, dass die Kontrolle mehrmals pro Woche ausgeführt wird. Außerdem können Sie die Wiederholung alle 1 bis 6 Wochen einstellen.
• Monatlich: Die Kontrolle wird jeden Monat ausgeführt. Sie geben an, an welchem Tag die Kontrolle fällig sein soll. Hier können Sie entweder einen bestimmten Tag im Monat oder einen Werktag wählen, z. B. den ersten Werktag des Monats.
• Alle 2 Monate: Die Kontrolle wird jeden 2. Monat durchgeführt. Sie geben an, an welchem Tag die Kontrolle fällig sein soll. Auch hier können Sie entweder einen bestimmten Tag im Monat oder einen Werktag wählen.
• Vierteljährlich: Die Kontrolle wird einmal pro Quartal des Jahres durchgeführt. Sie geben an, an welchem Tag die Kontrolle fällig sein soll. Auch hier können Sie entweder einen bestimmten Tag im Monat oder einen Werktag wählen.
• Halbjährlich: Die Kontrolle wird einmal pro Halbjahr durchgeführt. Sie geben an, an welchem Tag die Kontrolle fällig sein soll. Auch hier können Sie entweder einen bestimmten Tag im Monat oder einen Werktag wählen.
• Jährlich: Die Kontrolle wird einmal im Jahr durchgeführt. Sie geben an, an welchem Tag die Kontrolle fällig sein soll. Auch hier können Sie entweder einen bestimmten Tag im Monat oder einen Werktag wählen.

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