Bereiten Sie sich problemlos auf die Abwesenheit Ihrer Kollegen vor. Richten Sie stellvertretende Verantwortliche für Kontrollen ein.
Sie haben drei Möglichkeiten der Stellvertreterverwaltung:
I. Sie möchten den einfachsten und schnellsten Weg wählen? E-Mail weiterleiten.
Lassen Sie den Kontrollverantwortlichen seine/ihre Vertretung selbständig verwalten. Der Kontrollverantwortliche wird die E-Mail-Benachrichtigung über die Kontrolle an einen anderen Kollegen in Outlook weiterleiten, bevor er in den Urlaub geht. Auf diese Weise sind Sie als Administrator nicht involviert.
Für diese Option müssen Sie die Anmeldepflicht deaktivieren, um eine Kontrolle durchzuführen (nicht angekreuztes Kästchen).
Vorsicht: Eine E-Mail-Benachrichtigung kann an jeden innerhalb oder außerhalb der Organisation weitergeleitet werden. Ohne Anmeldepflicht kann jeder, der den in der E-Mail eingebetteten Kontrolllink hat, auf die Kontrolle antworten.
II. Sie wollen eine bessere Überwachung und mehr Sicherheit? Neuzuweisung durch den Administrator.
Der/die Kontrollverantwortliche meldet seinen/ihren Urlaub im Voraus an einen Administrator, und dieser weist die Kontrolle einem anderen Kollegen zu. Der stellvertretende Verantwortliche muss ein Nutzerprofil in Impero haben. Der Admin hat in diesem Fall mehr Arbeit, stellt aber sicher, dass nur der benannte Kollege die Kontrolle durchführt - denken Sie daran, eine Anmeldung für den Abschluss zu verlangen.
- Gehen Sie zum Dashboard und klicken Sie oben rechts auf „Aktivitäten“.
- Stellen Sie den gewünschten Zeitfilter oben rechts ein.
- Markieren Sie die entsprechende Kontrolle und klicken Sie auf „Neu zuweisen“ und geben Sie den Namen der Stellvertretung ein.
III. Sie wollen einen proaktiveren Ansatz zur Vermeidung von manuellen Neuzuweisungen? Legen Sie eine Nutzergruppe als Verantwortlichen fest.
Die Verantwortung für die Kontrolle wird einer Nutzergruppe zugewiesen, die aus dem Hauptverantwortlichen und der Stellvertretung besteht und nicht aus einer Einzelperson. Die Nutzergruppe muss im Voraus erstellt werden. Wenn der Hauptverantwortliche im Urlaub ist, kann die Stellvertretung die Kontrolle ohne weiteres Zutun des Administrators durchführen.
- Geben Sie im Kontrolleditor im Abschnitt „Zuweisen“ den Namen der Nutzergruppe ein.
- Wählen Sie im Pop-up-Fenster die Zuweisungsart „Gruppe“.
- Wählen Sie Ihre Präferenz für Benachrichtigungen
A. Sollen sowohl der Hauptverantwortliche als auch die Stellvertretung eine E-Mail-Benachrichtigung und Erinnerungsschreiben erhalten? Lassen Sie das Feld "Standard-Empfänger" leer.
B. Nur der Hauptverantwortliche soll Benachrichtigungen und Erinnerungen erhalten, und die Stellvertretung kann die Kontrolle via Login in Impero abschließen? Legen Sie den Hauptverantwortlichen als Standard-Empfänger fest.
Tipp: Sie können auf die gleiche Weise stellvertretende Prüfer einrichten.
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