Aktivitätsbelastung
Manche Aktivitäten werden pünktlich und in einem Schritt erledigt. Andere erfordern drei
Erinnerungen, werden zweimal abgelehnt und schließlich eine Woche zu spät eingereicht.
Bislang waren diese Unterschiede in der Aktivitätenliste nicht erkennbar: Alles wurde als
(verspätet) erledigt angezeigt.
"Aktivitätsbelastung" macht solche Unterschiede sichtbar. Die neue Spalte "Belastung“ in der
Aktivitätenliste bewertet jede Aktivität anhand dessen, was während ihres Lebenszyklus
tatsächlich passiert ist. Sie befindet sich neben der Spalte "Status“. Während "Status“ angibt,
bei wem und in welchem Zeitabschnitt der Fälligkeit sich eine Aktivität gerade befindet, also
zum Beispiel noch unerledigt bei einer zugewiesenen Person liegt oder bereits überfällig ist,
zeigt "Belastung“ an, ob und inwiefern es auf dem Weg dorthin zu Hin und Her gekommen
ist.
Jede Aktivität wird anhand von zwei unabhängigen Dimensionen bewertet:
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Qualität: Wurde die Aktivität ohne Ablehnungen beziehungsweise "Zurückschickungen" durch den Prüfer oder wiedereröffnete Bearbeitungen erfüllt?
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Pünktlichkeit: Wurde die Aktivität termingerecht durchgeführt?
Der Belastungsgrad gibt an, ob eine oder beide Dimensionen betroffen sind:
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Unbelastet: Keine der Dimensionen ist betroffen – die Aktivität durchlief ihren Lebenszyklus ohne Probleme.
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Belastet: Eine Dimension ist betroffen – zum Beispiel Ablehnungen während der Überprüfung oder eine verspätete Fertigstellung.
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Stark belastet: Beide Dimensionen sind betroffen – zum Beispiel eine verspätete Aktivität, bei der es im Verlauf auch zu Ablehnungen kam.
"Aktivitätsbelastung“ ist objektiv. Sie weist auf beobachtbare Fakten hin, ohne deren Schweregrad zu bewerten. Manche Teams betrachten Ablehnungen oder "Zurückschickungen" durch den Prüfer als Teil einer soliden Qualitätssicherung, andere als Warnsignal. "Aktivitätsbelastung“ macht das Signal sichtbar; Sie entscheiden, was es für Ihr Unternehmen oder ihrem Compliance Bereich bedeutet.
Aktivitätszeitleiste mit den Hintergründen für den Status "Belastung“:
Durch Klicken auf eine "Belastung“-Zelle wird eine Zeitleiste geöffnet, die den vollständigen
Verlauf dieser Aktivität anzeigt: Wann sie erstellt wurde, wann sie zum ersten Mal geöffnet
wurde, jede Erinnerung, jede Einreichung, jede Prüfentscheidung und jede Neuzuweisung - in chronologischer Reihenfolge und mit Datumsangaben.
Wenn eine Aktivität in Verzug ist, zeigt die Zeitleiste auch den genauen Schritt an, auf den
gewartet wird, sowie den zugewiesenen Nutzer. Hierbei färben sich die Felder "Warten auf“
orange, sobald ein Schritt seinen Fälligkeitstermin überschritten hat. Anstatt E-Mails zu
versenden, um nachzufragen, warum eine Aktivität ins Stocken geraten ist, können Sie den
Engpass direkt erkennen und bei der richtigen Person nachhaken.
Die Zeitleiste ist ebenso nützlich, wenn Sie Unterlagen für ein Audit vorbereiten oder wenn
Sie den tatsächlichen Ablauf der Ereignisse für eine bestimmte Kontrollmaßnahme benötigen.
Neues Filtermodell
Impero verwendet nun überall in der Plattform ein einheitliches Filtermodell – das Dashboard,
die Kontrollaktivitäten, die Kontrollprogramme und andere Listen funktionieren alle auf
dieselbe Weise. Sobald Sie es also an einer Stelle schon verwendet haben, sind Sie auch
überall sonst damit vertraut.
Hauptvorteile:
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Sofortige Filterung ohne Speichern – Filter werden sofort angewendet, sobald ein Wert ausgewählt wird. Die Liste, die Zeilenanzahl und alle Diagramme werden umgehend aktualisiert; es ist kein "Absenden“- oder "Speichern“-Schritt erforderlich.
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Erweiterung oder Eingrenzung von Ergebnissen – Fügen Sie einem Filterkriterium mehrere einzelne Filter hinzu, um die Ergebnisse zu erweitern (z. B. "Bearbeiten"- und/oder "Admin"-Zugriff); fügen Sie verschiedene Filterkriterien hinzu, um die angezeigten Ergebnisse weiter einzugrenzen, da sie alle der bestimmten Kombination an Filtern, in verschiedenen Filterkriterien, entsprechen müssen.
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Zugriff auf archivierte und/oder aktive Aktivitäten – Mit den Ankreuzkästchen lässt sich nun ganz einfach festlegen, ob die Ansicht aktive oder archivierte oder beide Arten von Aktivitäten umfassen soll.
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Ergänzung der Filter durch das Suchfeld – Die Suche, in der weißen Leiste über dem Filterbereich, durchsucht nur die Ergebnisse, welche bereits durch die Filter vordefiniert wurden.
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Berechtigungsabhängigkeit – Filter zeigen niemals Ergebnisse an, die ein Nutzer auf Basis dessen Zugriffsberechtigungen nicht sehen darf.
Hinweis: Ab diesem Release gehen Ihre zuvor festgelegten Filter verloren und Sie müssen die gewünschten Filtereinstellungen neu setzen. Wenn Sie dabei Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an den Impero-Support oder Ihren CSM
Tipp: Wenn Sie einen Link öffnen, der vor diesem Release als Lesezeichen gespeichert oder geteilt wurde, gelangen Sie weiterhin zur vorherigen Version der Liste, die genau wie zuvor funktioniert. Wir empfehlen, Links zu aktualisieren, um stets die neuesten Funktionen nutzen zu können.
Weiterentwicklungen bei Organisationseinheiten
Impero-Anwender, die Organisationseinheiten nutzen, werden mit diesem Release mehrere
Verbesserungen feststellen:
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Nutzer, die über eine Organisationseinheiten Zugriff auf Kontrollen haben, können nun das Dashboard nutzen und den Status der ihnen zugänglichen Aktivitäten einsehen.
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Jeder, der Zugriff auf mehrere Organisationseinheiten hat, kann das Dashboard nun auf einzelne Organisationseinheiten eingrenzen, anstatt alle auf einmal zu sehen. Dadurch wird das Dashboard besonders für jene Nutzer praktischer, die viele Organisationseinheiten beaufsichtigen, aber zu einem bestimmten Zeitpunkt nur an einer bestimmten arbeiten.
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"Organisationseinheiten“ steht nun in den Berichten als Filter, als Spalte und als Gruppierung zur Verfügung, sodass ein Bericht auch nach Organisationseinheiten aufgeschlüsselt werden kann. Excel-Exporte übernehmen den jeweils angewendeten Filter.
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Programme oder Kontrollen, die viele Organisationseinheiten enthalten, zeigen in Listen nun nur noch einen Teil der Organisationseinheiten an, um die Übersichtlichkeit der Listen zu verbessern. Statt aller zugewiesenen Organisationseinheiten und teilweise dadurch sehr großen Zellen wird nun eine anklickbare Zahl angezeigt, welche mit einem Klick die gesamte Liste der Organisationseinheiten aufklappt.
Aktivitäten aus dem Archiv wiederherstellen
Bisher war das Archivieren einer Aktivität ein einseitiger Vorgang, welcher Impero Nutzern
nur das Archivieren erlaubte. Um eine Aktivität jedoch wiederherzustellen, musste eine
Anfrage an Impero gestellt werden. Mit diesem Release können Administratoren sowie
Kontrollprogramm-Bearbeiter nun selbst Aktivitäten aus dem Archiv wiederherstellen,
sowohl einzeln als auch in großen Mengen, über die Aktivitätenliste.
Nutzerfreundliche Einstellungen für Benachrichtigungen
Impero sendet eine Vielzahl von E-Mails: neue Aktivitäten, Erinnerungen, Prüfanfragen,
Neuzuweisungen und vieles mehr. Nicht jeder Nutzer möchte alle diese E-Mails erhalten, und ein überfüllter Posteingang ist einer der häufigsten Gründe, warum E-Mails mit der Zeit
ignoriert werden.
Nutzer können nun ihre eigenen Benachrichtigungseinstellungen verwalten und bestimmte
Kategorien von E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren. Administratoren können die
Benachrichtigungseinstellungen der Nutzer einsehen und verwalten, um so denjenigen
Nutzern zu helfen, die mehr E-Mails erhalten, als sie benötigen.
Weitere Verbesserungen:
Bessere Einblicke in Nettorisiko-Werte
Die KI-Zusammenfassung von "Risk Insights“ enthält nun eine Nettorisiko-Ansicht, sodass
die Zusammenfassung neben dem Gesamtbild auch Änderungen der Nettowerte abdeckt. So
lässt sich leichter erkennen, inwiefern Maßnahmen zur Risikominderung Wirkung gezeigt
haben oder erwartet werden.
E-Mail-Erinnerungen mit Unterscheidung von manuellen und automatischen Erinnerungen
Sie können nun in der E-Mail-Benachrichtigung manueller Erinnerungen namentlich sehen,
welcher Nutzer Ihnen eine Erinnerung gesendet hat. Dieser Nutzer kann Ihnen außerdem eine Notiz mitschicken.
Aktivitätsprotokolle mit namentlicher Dokumentation von Neuzuweisungen
Sie können nun sehen, welcher Nutzer eine Kontrollaktivität (an wen) neu zugewiesen hat.
Diese Information ist im Aktivitätsprotokoll vermerkt.
Aufteilung des Prüferstatus
Aktivitäten, die auf eine Prüfung warten, werden nicht mehr unter einem allgemeinen
Prüfstatus angezeigt. Die Erst- und Zweitprüfung sind nun separate Statusanzeigen in der
Aktivitätenliste, sodass Sie erkennen können, ob eine Aktivität auf ihren ersten Prüfer wartet
oder die Erstprüfung bereits bestanden hat und auf den Endprüfer wartet (oder auf ihren
jeweiligen zweiten oder dritten Arbeitsschritt, in Fällen in welchen die "Kontrolle" eher einen
Arbeitsprozess als denn formale Kontrolle abbildet).