Vereinfachen Sie Ihren Kontroll-Workflow - von der Gestaltung der Kontrolle über die Verwaltung von Fristen und Dokumentation bis hin zur Überwachung.
Wie funktioniert das Kontrollmanagement in Impero? 
- Sie wollen die Durchführung und Verwaltung von Kontrollen automatisieren und gleichzeitig die Effektivität der Kontrollen verbessern? Erstellen Sie Ihre Kontrollen! Sehen Sie sich die 4 Kernelemente an.
- Sie benötigen maßgeschneiderte Berichte mit gefiltertem Inhalt für verschiedene Stakeholder? Bereiten Sie Kontroll-Tags vor!
- Sie möchten die Kontrolldokumentation zu ausgeführten und aktiven Kontrollen einsehen und Maßnahmen zu offenen Aufgaben ergreifen? Besuchen Sie die Aktivitätenliste!
➤ Sie benötigen die Rolle "Kontroll-Manager" oder "Administrator", um neue Programme und Kontrollen zu erstellen. Lesen Sie hier mehr.
Kontrollprogramm und Kontrolle erstellen
Was ist ein Programm?
Ein Kontrollprogramm dient der Strukturierung von Kontrollen. Es funktioniert wie ein Ordner, der aus Kontrollen eines bestimmten Prozessbereichs besteht und diesen von anderen Prozessbereichen abgrenzt.
Bevor Sie Kontrollen erstellen können, müssen Sie ein Kontrollprogramm erstellen.
Schnellstart: Erstellen Sie Ihr erstes Kontrollprogramm und legen Sie Zugriffsrechte fest
1. Gehen Sie im Navigationsmenü zu Kontrollmanagement .
2. Klicken Sie auf "Neues Kontrollprogramm erstellen". Geben Sie Ihrem Programm einen eindeutigen Namen und fügen Sie Beschreibungen hinzu.
3. Legen Sie unter "Zugriffsverwaltung" fest, welche Benutzer die Kontrollen innerhalb dieses Programms anzeigen, bearbeiten oder verwalten können.
Leitfaden zur Vorbereitung: Was im Voraus entschieden werden muss
Vorsicht: Wir empfehlen Ihnen unbedingt, sich Gedanken darüber zu machen, WER in Ihrer Organisation Zugang zu WELCHEN Kontrollprogrammen hat und damit arbeiten wird.
Strukturierungsansatz
Frage 1: Welche(r) Kollege(n) ist/sind für welche(n) Prozessbereich(e) zuständig?
Anforderung klären: Sicht auf Daten zwischen Abteilungen und/oder Prozessbereichen einschränken?
Frage 2: Ihr Unternehmen hat mehrere Niederlassungen oder ist in mehreren Ländern ansässig?
Option A. Struktur nach Prozessbereich
Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung, HR usw.: Jedes Programm enthält Kontrollen für alle Niederlassungen/Länder.
Verwendungskontext:
- Zentrale Verwaltung durch wenige Administratoren
- Autorisierter Datenzugriff zwischen Niederlassungen
- Empfohlen für die funktionale Struktur
Option B. Struktur nach Niederlassung/Land
Jedes Programm enthält Kontrollen für alle Prozessbereiche.
Programme:
Impero AG, Impero GmbH usw.
ODER
Dänemark, Deutschland etc.
Verwendungskontext:
- Autorisierter Datenzugriff zwischen Prozessbereichen
- Die Verantwortung für mehrere Prozessbereiche liegt bei einer/wenigen Person(en)
- Empfohlen für Unternehmen mit einem zu implementierenden Funktionsbereich oder kleinere Unternehmen
Option C. Getrennter Ansatz
Programme:
Kreditoren Impero AG, Kreditoren Impero GmbH, Debitoren Impero AG, Debitoren Impero GmbH usw.
ODER
Kreditoren Dänemark, Kreditoren Deutschland, Debitoren Dänemark, Debitoren Deutschland usw.
Verwendungskontext:
- Lokale Verwaltung mit höherer Flexibilität
- Höherer Verwaltungsaufwand, aber höchstes Datenschutzniveau
- Empfehlenswert bei vielen lokalen Kontrollen und häufigen Aktualisierungen
Hinweis: Sie sind sich nicht sicher, welcher Ansatz für Ihr Unternehmen geeignet ist? Wenden Sie sich an Ihren Customer Success Manager, um die beste Lösung zu finden.
Erstellen Sie Ihre erste Kontrolle
Nachdem Sie ein Kontrollprogramm wie z.B. "Finanzbuchhaltung" eingegeben haben, klicken Sie auf "Kontrolle hinzufügen".
Oder klicken Sie nach dem Aufrufen des Moduls Kontrollmanagement auf "Neue Kontrolle erstellen" in der oberen rechten Ecke.
Sie werden dann zu einer neuen Ansicht weitergeleitet, in der Sie alle Informationen für die Kontrolle erfassen können.
Eine Kontrolle besteht aus sechs Hauptkomponenten:- Details: Geben Sie der Kontrolle einen Namen, Beschreibungen und Tags.
- Zuweisen: Weisen Sie die Kontrolle dem/den Verantwortlichen und dem/den Prüfer(n) zu.
- Terminplaning: Legen Sie die Kontrolle entweder als periodisch oder manuell fest und planen Sie das Fälligkeitsdatum für die Kontrolle.
- Bearbeitungszeit: Legen Sie die Anzahl der Tage fest, die jeder Verantwortliche und Prüfer für die Kontrolle zur Verfügung hat.
- Erinnerungen: Stellen Sie die Erinnerungen vor und nach dem Fälligkeitsdatum ein.
- Aufgaben: Gestalten Sie Ihre Kontrolle mit unterschiedlichen Aufgabenzuweisungen für den Verantwortlichen und den/die Prüfer.
1. Details bearbeiten
- Name: Geben Sie einen Namen für die Kontrolle ein. Verwenden Sie einen eindeutigen Namen, der den Inhalt der Kontrolle angibt. Abkürzungen und Nummern helfen dabei, Kontrollen schnell zu identifizieren. Dieses Feld ist erforderlich.
- Beschreibung: Geben Sie eine aussagekräftige Beschreibung der Kontrolle ein. So wissen der Verantwortliche und die Prüfer, welche Handlungen sie durchzuführen haben. Dieses Feld ist nicht erforderlich, kann aber hilfreich sein, um sicherzustellen, dass die Kontrolle korrekt durchgeführt wird.
- Kontrollprogramm: Geben Sie an, zu welchem Programm die Kontrolle gehören soll. Dieses Feld ist erforderlich.
- Tags: Fügen Sie relevante Tags hinzu.
Wann brauche ich Tags
Kontroll-Tags dienen dazu:
A. Kontrollen nach Kontrollattributen zu kategorisieren
B. Berichte durch Filtern von Daten nach zugewiesenen Tags anzupassen
C. Suche nach Kontrollen anhand von Tags im Kontrollmanagement
Hinweis: Sobald Sie mit Impero beginnen, ist Ihr Tag-Katalog leer. Wie Sie Ihren Tag-Katalog bearbeiten können, erfahren Sie hier.
2. Kontrolle dem/den Verantwortlichen zuweisen
Sie können die Kontrolle einer oder mehreren verantwortlichen Personen zuweisen. Jeder zugewiesene Verantwortliche wird die Kontrollzuweisung separat abschließen.
Optional können Sie einen Prüfer im Sinne eines Vier-Augen-Prinzips und einen zweiten Prüfer bestimmen.
Dieser prüft die übermittelte Kontrolle und bestätigt sie oder lehnt sie ab (Rücksendung an den Verantwortlichen). Mit der Prüfung können verschiedene Aufgaben verbunden sein, je nachdem, was im Abschnitt "Aufgabe", der hier beschrieben wird, zugewiesen wurde.
Tipp: Wenn Sie dieselbe Kontrolle an verschiedene Abteilungen/Einheiten senden, können Sie Zuweisungs-Tags verwenden, um zu markieren, für welche Abteilung eine Kontrolle durchgeführt wird. Dies dient dann als Filter in Berichten.
Möchten Sie Kontrollen einem Team statt einer Einzelperson zuweisen? Hier erfahren Sie mehr.
Klicken Sie in das Feld "Verantwortlichen hinzufügen" und geben Sie den Benutzer ein, den Sie als Verantwortlichen hinzufügen möchten. Sobald ein Verantwortlicher ausgewählt ist, öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie einen oder zwei Prüfer sowie Tags hinzufügen können. Klicken Sie auf "Zuordnung speichern", um die Einrichtung abzuschließen.
Unterhalb der Tabelle der Verantwortlichen können Sie festlegen, ob sich die Verantwortlichen bei Impero anmelden müssen, um die Kontrolle (oder Prüfung) durchzuführen, und ob die Verantwortlichen ihre eigene Arbeit prüfen dürfen.
Sie haben die Möglichkeit, unterschiedliche Aufgaben für Verantwortliche, Erstprüfer und Zweitprüfer zu vergeben. Dies wird hier im Detail erklärt.
3. Terminplanung für eine Kontrolle
Wenn Sie eine Kontrolle einrichten, haben Sie zwei Möglichkeiten der Zeitplanung:
- Automatisieren Sie Ihre wiederkehrenden Kontrollen mit der Option "Periodisch". Sie wird automatisch in einem bestimmten Rhythmus, z. B. monatlich, vierteljährlich, jährlich usw., an den/die Kontrollverantwortlichen versandt.
- Reagieren Sie auf besondere Ereignisse mit der manuellen Option. Die Benachrichtigung wird nur einmal zum festgelegten Datum versandt.
Um eine wiederkehrende Kontrolle zu planen, klicken Sie auf "Periodisch" und Sie erhalten die untenstehende Ansicht:
- Intervall: Geben Sie das Intervall ein, in dem die Kontrolle versendet werden soll.
- Beginn ab: Geben Sie das Startdatum ein. Dies dient dazu, einen Startpunkt für das wiederkehrende Ereignis festzulegen.
- Zeitraum: Geben Sie den Zeitraum an, für den die Kontrolle durchgeführt werden soll.
- Fälligkeitsdatum: Geben Sie das Datum und die Uhrzeit ein, zu der die Kontrolle durchgeführt und abgegeben werden soll.
Sie können den Zeitplan auch anpassen, wenn Sie z. B. die Kontrolle in bestimmten Zeiträumen an einem anderen Datum oder gar nicht versenden möchten. Markieren Sie das Kästchen "Abweichendes Fälligkeitsdatum", und es erscheint ein Dropdown-Menü mit den entsprechenden Optionen.
Um eine manuelle Kontrolle zu planen, klicken Sie auf "Manuell", und Sie erhalten die folgende Ansicht:
Hinweis: Wenn Sie einen Werktagskalender verwenden oder Ihren Unternehmenskalender individualisieren möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Customer Success Manager.
4. Bearbeitungszeit
In diesem Abschnitt legen Sie die Anzahl der Tage fest, die dem Kontrollverantwortlichen für die Durchführung der Kontrolle zur Verfügung stehen. Der Verantwortliche erhält die Kontrolle eine bestimmte Anzahl von Tagen vor dem Fälligkeitsdatum, welches im Planungsabschnitt festgelegt wurde.
- Klicken Sie auf das Feld "Verantwortlicher hat", und geben Sie eine Anzahl von Tagen ein oder verwenden Sie den Pfeil, um nach oben oder unten zu blättern.
- Geben Sie im Feld "An Verantwortlichen senden um" die Uhrzeit an, zu der der Verantwortliche die Kontrolle erhalten soll.
Sie können auch festlegen, wie viele Tage oder Stunden der erste und der zweite Prüfer für die Prüfung zur Verfügung haben. Klicken Sie auf die Felder, und ein Dropdown-Menü wird angezeigt.
5. Erinnerungen
Legen Sie Erinnerungen vor und nach dem Fälligkeitsdatum fest. Sie können so viele Erinnerungen auswählen, wie Sie möchten, indem Sie auf die Optionen in der Dropdown-Liste klicken oder eine gewünschte Anzahl von Tagen eingeben..
6. Aufgaben: Anpassung der Kontrolle für Verantwortliche und Prüfer
Erstellen Sie einen maßgeschneiderten Fragebogen, um die Verantwortlichen durch den Kontrollauftrag zu führen. Sammeln Sie gezielte Antworten und die erforderliche Dokumentation zum Nachweis der Kontrolldurchführung.
★ Leicht verständliche Anweisungen und standardisierte Vorlagen helfen den Kontrollverantwortlichen, Zeit zu sparen, die Qualität der Kontrollergebnisse zu verbessern und die Prüfungsanforderungen besser zu erfüllen.
Definieren Sie Fragen und Aufgaben mit den Gestaltungselementen auf der rechten Seite.
Tipp zu Gestaltungselementen:
Das Kommentarfeld wird meist verwendet, um nach einem Grund zu fragen, z. B. wenn ein Kontrollschritt nicht durchgeführt wurde.
Die Checkliste ist eine Multiple-Choice-Aufgabe, bei der der Verantwortliche mehrere Antwortmöglichkeiten auswählen kann.
Das Optionsfeld ist eine Single-Choice-Aufgabe, z. B. Haben Sie die Kontrolle durchgeführt? Ja/Nein.
Dropdown ist eine Aufgabe mit einer Auswahlmöglichkeit, bei der die Verantwortlichen/Prüfer eine Antwort auswählen können. Dieser Aufgabentyp ist besonders geeignet, wenn Sie eine große Anzahl von Optionen zur Auswahl haben.
Datei anhängen fordert den Verantwortlichen auf, ein oder mehrere Dokumente hochzuladen.
Mit Überschrift können Sie einer Kontrolle oder verschiedenen Teilen einer Kontrolle Überschriften hinzufügen, so dass der Verantwortliche eine klare Gliederung wahrnimmt.
Sie können die Kontrolle so gestalten, dass es unterschiedliche Aufgaben für den Verantwortlichen, den Prüfer und den Zweitprüfer gibt, je nachdem, welcher Teil der Aufgabe jeweils erledigt werden soll. In den meisten Fällen werden die meisten Kontrollaufgaben für den Verantwortlichen und einige Wenige für die Prüfer vorgesehen, aber es liegt ganz bei Ihnen und Ihren Bedürfnissen, wie Sie dies gestalten.
Sie müssen den Prüfern nur dann Aufgaben zuweisen, wenn Sie im Abschnitt "Zuweisen" Prüfer erfasst haben.
Sie können eine Aufgabe hinzufügen, indem Sie sie auf der rechten Seite anklicken. Sie können so viele Aufgaben auswählen, wie Sie möchten.
- Wenn "Erforderlich" markiert ist, kann der Verantwortliche die Kontrolle nicht abgeben, wenn die Aufgabe nicht ausgeführt wird.
- Wenn "Bedingt" markiert ist, wird diese Aufgabe nur ein- oder ausgeblendet, je nach der Antwort bei einem Optionsfeld oder einer Checkliste weiter oben.
Wenn Sie eine Aufgabe wieder entfernen möchten, klicken Sie auf die Aufgabe, damit sich die Einstellungen auf der rechten Seite öffnen. Anschliessend können Sie auf "Löschen" klicken und die Aufgabe wird aus der Kontrolle entfernt.
Kann ich eine Vorschau der Kontrolle aus der Perspektive des Verantwortlichen sehen?
Ja, natürlich! Bei einem komplexen Entwurf ist es empfehlenswert, die Vorschau zu prüfen. So können Sie sehen, was der Verantwortliche sehen wird und sich durch den Fragebogen klicken.
Klicken Sie auf "Vorschau" am Ende der Seite: 
Fertigstellung der Kontrolle
Klicken Sie auf "Kontrolle erstellen", wenn die Kontrolle so aussieht, wie Sie es wünschen. Sie sehen dann die unten stehende Meldung.
Sobald das Benachrichtigungsdatum erreicht ist, wird die Kontrolle an den/die Verantwortlichen verschickt.
Ihre Kontrolle ist nunfertig!
Tipp: Es ist immer empfehlenswert, sich mit Ihrem Customer Success Manager abzusprechen, um sicherzustellen, dass alles wie vorgesehen eingerichtet ist.
Verwalten Sie Ihre Kontrollaktivitäten
Sie haben die Antworten zu den Kontrollen gesammelt - sind Sie bereit für die Überprüfung oder weitere Maßnahmen?
1. Rufen Sie ein Kontrollprogramm oder das Dashboard im Menü auf.
2. Klicken Sie auf 
in der oberen rechten Ecke.
3. Nun sehen Sie eine Liste der versendeten Kontrollen. Verwenden Sie die Suchleiste und den Zeitfilter, um relevante Daten auszuwählen.
4. Verwalten Sie die Kontrollen mit Hilfe der automatisierten Aktionen, wie z.B. das Versenden von Erinnerungen an offene Kontrollen, die Neuzuweisung von Kontrollen an andere Verantwortliche z.B. aufgrund von Urlaub oder Austritt. Sie können alle Kontrollergebnisse in eine Excel-Datei exportieren.
Erfahren Sie mehr: