Präsentieren Sie die Kontrollantworten in einem Bericht und ermitteln Sie, wo Maßnahmen erforderlich sind.
Was ist ein aufgabenbasierter Bericht?
Wie kann ich einen aufgabenbasierten Bericht erstellen?
Anleitung zur Erstellung eines aufgabenbasierten Berichts anhand eines Beispiels
Was ist ein aufgabenbasierter Bericht?
Mit einem aufgabenbasierten Bericht können Sie sich einen Überblick über die Antworten ausgewählter Single-Choice-Fragen verschaffen, d. h. über die Optionsfelder oder Dropdown-Elemente in Ihren Kontrollen. Darüber hinaus können Sie die Anzahl der ausstehenden und überfälligen Antworten sehen. Daher können Sie diese Art von Bericht verwenden, um zu beurteilen, ob bestimmte Kontrollen erhöhte Aufmerksamkeit oder Eingriffe erfordern. Dies könnte beispielsweise in folgenden Situationen der Fall sein:
- Die Antworten auf die Aufgaben deuten darauf hin, dass die Kontrolle nicht wirksam ist.
- Es gibt einen großen Anteil überfälliger Aufgaben.
Es ist möglich, Antworten aus allen Phasen der Kontrolle einzubeziehen, d. h. vom Verantwortlichen, vom Prüfer und vom zweiten Prüfer.
Wie kann ich einen aufgabenbasierten Bericht erstellen?
Hinweis: Damit Sie Inhalte für Ihre aufgabenbasierten Berichte haben, muss es Kontrollen mit Options- oder Dropdown-Feldern geben. Zum Beispiel müssen die zweiten Prüfer beantworten, ob sie die Kontrolle als wirksam, teilweise wirksam oder nicht wirksam bewerten, d.h. wie geeignet sie ist, das Kontrollziel zu erfüllen.
- Klicken Sie im Menü auf „Berichte“.
- Klicken Sie oben rechts auf „Neu erstellen“ und wählen Sie „Aufgabenbasierter Bericht“.
- Versehen Sie das Aufgaben-Mapping mit einem Titel und einer Beschreibung.
- Fügen Sie Kategorien hinzu. Dies könnte zum Beispiel effektiv und nicht effektiv sein.
- Fügen Sie schließlich Aufgaben-Mappings hinzu und wählen Sie die Aufgabe, die Sie Ihren Kategorien zuordnen möchten.
Sie finden Ihr Aufgaben-Mapping nun unter „Gespeicherte Vorlagen“ im Menüpunkt „Aufgabenbasiert“.
Hier finden Sie eine Übersicht über die verfügbaren Vorlagen, einschließlich der neuen Vorlage, die Sie gerade erstellt haben.
Auf der rechten Seite können Sie die Vorlage ändern, die Zugriffsrechte bearbeiten oder die Vorlage löschen.
Wenn Sie auf den Namen der Vorlage klicken, gelangen Sie zu einer Ansicht, in der Sie Ihren Bericht anpassen können, z. B. durch Anwendung von Filtern oder Festlegung eines Zeitraums. Anschließend können Sie ihn über „Speichern als“ abspeichern. Danach finden Sie ihn auf der Übersichtsseite des Berichtsmoduls.
Anleitung zur Erstellung eines aufgabenbasierten Berichts anhand eines Beispiels
Hier finden Sie eine Anleitung zur Erstellung einer Vorlage für einen aufgabenbezogenen Bericht anhand eines Beispiels.
Szenario 1: Wirksamkeit der Kontrolle
Als Standard müssen die zweiten Prüfer beantworten, ob sie die Kontrolle als wirksam, teilweise wirksam oder unwirksam einstufen, d.h. wie geeignet sie ist, um das Kontrollziell zu erfüllen.
- Klicken Sie im Menü auf „Berichte“.
- Klicken Sie oben rechts auf „Neu erstellen“ und wählen Sie „Aufgabenbasierter Bericht“.
- Versehen Sie die Aufgaben-Mapping mit einem Titel, z. B. „Wirksamkeit der Kontrolle“, und einer optionalen Beschreibung.
- Fügen Sie Kategorien hinzu: Sie haben die Möglichkeit, den Antworten selbst definierten Kategorien zuzuordnen und so für aussagekräftige Berichtsinhalte zu sorgen - so können Sie nicht nur über Kontrollantworten berichten, sondern diese auch mit abgeleiteten Aktionen verknüpfen (siehe Beispiel in Szenario 1 unten). Die Kategorien werden im Bericht angezeigt, daher ist es wichtig, Namen und Zuordnungen zu wählen, die für die spezifischen Nutzer des Berichts sinnvoll sind.
Szenario 1: Wirksamkeit der Kontrolle
Aufgaben, die mit „Wirksam“ beantwortet werden, sollen als „Keine Maßnahmen erforderlich“ angezeigt werden, während die Antwortoptionen „Teilweise wirksam“ und „Nicht wirksam“ beide unter „Maßnahmen erforderlich“ angezeigt werden sollen. Daher legen wir die folgenden Kategorien an:
- Klicken Sie auf „+ Aufgaben-Mapping hinzufügen“ und wählen Sie die Art der Aufgabe, die Sie zuordnen möchten.
Szenario 1: Wirksamkeit der Kontrolle
In unserem Fall sollen die Antworten der Zweitprüfer in den Bericht aufgenommen werden, daher wird „Aufgaben Zweitprüfer“ ausgewählt.
- Ordnen Sie in der Tabellenspalte „Der Kategorie zuordnen“ die Antworten auf die Aufgaben den zuvor definierten Kategorien zu. Speichern Sie die Zuordnung.
Szenario 1: Wirksamkeit der Kontrolle
Da wir die Optionen „Teilweise wirksam“ und „Unwirksam“ der Kategorie „Maßnahmen erforderlich“ zuordnen wollen, sieht die Zuordnung wie folgt aus:
- Sie befinden sich nun in der Übersicht der Vorlagen. Klicken Sie auf den Namen der Vorlage, die Sie gerade erstellt haben. Passen Sie bei Bedarf den Zeitfilter und die Suchleiste an. Klicken Sie auf „Speichern als“, anschließend finden Sie Ihren Bericht unter „Gespeicherte Berichte“ im Modul Berichte.
Szenario 1: Wirksamkeit der Kontrolle
Der daraus resultierende Bericht für dieses Szenario könnte wie folgt aussehen. Hier sehen wir, dass alle Kontrollen im Juni als wirksam eingestuft wurden, aber nur teilweise im Juli und August, weshalb es notwendig sein könnte, sie näher zu betrachten.
Weitere Beispielszenarien
Nachfolgend finden Sie zwei weitere Szenarien, in denen Sie die aufgabenbezogenen Berichte ebenfalls zu Ihrem Vorteil nutzen können.
Szenario 2: Mehrere Schritte der Kontrolle in einem Bericht anzeigen
Eine weitere Möglichkeit, aufgabenbasierte Berichte zu verwenden, ist die Abbildung der Antworten verschiedener Prozessschritte einerKontrollen im selben Bericht. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, sich auf einen Blick einen Eindruck der verschiedenen Schritte innerhalb der Kontrolle zu erhalten. Im Falle einer Kontrolle für eine monatliche Abstimmung könnten die Fragen wie folgt lauten.
Im Rahmen der Aufgaben bestätigt der Verantwortliche, dass das Bankkonto laut Hauptbuch abgestimmt wurde.
Der erste Prüfer gibt an, ob er die Prüfung mit oder ohne Kommentare durchgeführt hat.
Der zweite Prüfer antwortet, ob er die Kontrolle als wirksam, teilweise wirksam oder nicht wirksam einstuft, d. h. ob sie den gewünschten Zweck erfüllt.
Alle diese Aufgabenelemente können in einem Bericht dargestellt werden, indem Sie sie über „+ Aufgaben-Mapping hinzufügen“ mehrere Mappings einfügen.
Dabei können Sie entscheiden, ob Sie für jede Antwortoption eine eigene Kategorie erstellen wollen oder ob Sie mehrere Antwortoptionen derselben Kategorie zuordnen wollen (wie im Beispiel oben).
Szenario 3: Unterschiedlich formulierte Fragen denselben Kategorien zuordnen
Gibt es in mehreren Kontrollen Fragen, die den gleichen Sachverhalt abfragen (z. B. die Wirksamkeit der Kontrollen), aber etwas unterschiedlich formuliert sind? Kein Problem, mit den aufgabenbasierten Berichten ist es trotzdem möglich, sie einheitlich in einem Bericht darzustellen.
Dazu können Sie die Fragen einfach über mehrere Mappings einfügen und die Antworten denselben Klassen zuordnen, wie im folgenden Beispiel.
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