In Fällen, bei denen mehrere Personen für die Ausführung einer Kontrolle verantwortlich sind (z.B.: eine Abteilung), bietet es sich an, eine Nutzergruppe zu erstellen. Hier ist die gesamte Gruppe für die Bearbeitung der Kontrolle verantwortlich.
Fall 1: Die Kontrolle soll von mehreren Verantwortlichen abgeschlossen werden
Wenn eine Kontrolle von mehreren Abteilungen, Organisationseinheiten oder Ländern bearbeitet werden soll, bietet es sich an, Gruppen hierfür zu bilden.
Wenn Sie diese Struktur wünschen, kann eine Nutzergruppe wie folgt erstellt werden. Bitte beachten Sie, dass nur ein Administrator, Nutzer-Administrator sowie Nutzer-Ersteller eine Benutzergruppe einrichten kann.
- Erstellen Sie eine Nutzergruppe über die Nutzer-Administration. Wählen Sie hier „Nutzergruppen“ und wählen Sie hier oben rechts „Nutzergruppe erstellen“.
- Finden Sie die Nutzergruppe unter „Zuweisen“.
- Wählen Sie nun „Einzelpersonen“. In diesem Fall wird die gleiche Kontrolle an alle Einzelpersonen versendet und muss auch von allen Empfängern bearbeitet werden.
Fall 2: Eine gesamte Abteilung ist für die Bearbeitung einer Kontrolle verantwortlich
Wenn eine gesamte Abteilung für eine Kontrolle verantwortlich ist, bietet es sich an, eine Kontrolle an eine gesamte Nutzergruppe zu versenden.
Hierbei sollte folgendes beachtet werden:
- Eine Kontrolle übernehmen: Wenn eine Kontrolle von mehreren Nutzern bearbeitet werden kann, ergibt sich die Gefahr von Doppeltarbeit. Um dies zu vermeiden, können die Gruppenmitglieder die Verantwortung für eine Kontrolle übernehmen. Dennoch kann die Kontrolle weiterhin von anderen Gruppenmitgliedern bearbeitet werden, wenn sich diese über das System in die Kontrolle einloggen.
- Alle weiteren Benachrichtigen und Erinnerungen (falls diese versendet werden), werden nunmehr an den Nutzer gesendet, der die Kontrolle übernommen hat. Die anderen Gruppenmitglieder haben über „Ihre ausstehenden Aktionen“ auf dem Dashboard weiterhin Zugriff auf die Kontrolle.
- Während der Zuordnung kann ein Standard-Empfänger festgelegt werden. Dieses Mitglied ist für die Bearbeitung der Kontrolle verantwortlich. Die anderen Gruppenmitglieder können wie oben genannt ebenfalls über „Ihre ausstehenden Aktionen“ auf die Kontrolle zugreifen.