Hier finden Sie ein Video-Tutorial (EN) und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen eines Datenblatts.
Wie kann ich ein Datenblatt erstellen?
- Öffnen Sie das entsprechende Kontrollprogramm. Ein Datenblatt ist immer Teil eines Kontrollprogramms, und es kann von einer oder mehreren Kontrollen innerhalb des Programms verwendet werden.
- Verwenden Sie die Schaltfläche „Datenblatt hinzufügen“
, die sich im unteren Bereich des Kontrollprogramms befindet, um ein neues Datenblatt zu erstellen. - Das Datenblatt wird mit einem Editor erstellt, der aus drei Komponenten besteht: Struktur-Editor, Antwort-Editor und Datenblatt.
Definieren Sie die Struktur der zu importierenden Daten
Im Struktur-Editor (Abbildung 2) wird das Datenblatt benannt. Außerdem wird die Struktur des Datenblatts festgelegt. Sie fügen die Spaltennamen der Daten hinzu, die Sie importieren möchten. Die Anzahl der Spalten ist nicht begrenzt.
Abbildung 2: Beispiel für den Struktur-Editor
1. Beginnen Sie mit der Auswahl der Spaltentypen
Hier können Sie zwei Alternativen auswählen, indem Sie auf das Kästchen rechts klicken oder per Drag-and-Drop ziehen.
- Text: Eine Spalte, deren Inhalt aus Text besteht, z. B. Namen von Mitarbeitern, Bereichen oder Beschreibungen für bestimmte Kennzahlen.
- Zahl: Eine Spalte, deren Inhalt eine Zahl ist, z.B. geplante, erwartete oder realisierte Werte, Kontonummern.
2. Eindeutigen Schlüssel, Gruppierung und erforderliche Aufgaben festlegen
- Erforderlich: Das bedeutet, dass die entsprechende Zelle ausgefüllt werden muss, um das Datenblatt zu speichern. Mit anderen Worten: ein Pflichtfeld in der Datentabelle.
Hinweis: Wenn der Nutzer keine Daten in die Zelle eingibt, kann die Kontrolle nicht übermittelt werden.
- Eindeutiger Schlüssel: Das bedeutet, dass der Inhalt der Zelle nicht zweimal in der Tabelle erscheinen darf. Beispiele sind eine Kundennummer, eine Kontonummer oder andere Referenznummern und Namen. Sie sind eindeutig und werden nicht doppelt vergeben. Zur Erstellung eines Datenblatts muss ein eindeutiger Schlüssel hinzugefügt werden.
- Gruppierung: Eine Gruppierung dient dazu, die Zusammengehörigkeit von Daten zu bestimmen. Verschiedene Abteilungen, Verantwortliche, Bereiche oder sogar einzelne Länder sind als mögliche Gruppierungen denkbar. Zur Erstellung eines Datenblatts muss eine Gruppierungsdimension hinzugefügt werden.
Tipp: Die Gruppierung ermöglicht es, einer Kontrolle Teile eines Datenblatts zuzuordnen, die nur für eine bestimmte Gruppe relevant sind.
Gesamt
Mit Hilfe dieses Attributs kann aus den Werten einer Zahlenspalte eine Summe berechnet werden. Wenn ein Datenblatt mit den Umsätzen einzelner Quartale erstellt wird, kann die Funktion verwendet werden, um die Summe der Gesamtumsätze zu berechnen.
Live Update
Schließlich bietet der Struktur-Editor die Möglichkeit, Live-Updates zu deaktivieren. Normalerweise ändert sich ein bereits gesendetes Datenblatt in Echtzeit im Bericht, wenn Änderungen vorgenommen wurden (siehe Kapitel 3).
Hinweis: Wenn diese Funktion nicht gewünscht ist, bietet Impero die Möglichkeit, sie zu deaktivieren.
Beispiel für die Struktur eines Datenblatts
Ein Datenblatt für den Kontenabstimmung ist unten dargestellt (Abbildung 3). Das Bankkonto ist der eindeutige Schlüssel, der nur einmal im Datenblatt vorkommt. Für jedes Bankkonto sollte eine Überprüfung durchgeführt werden. Die Bankkonten sind nach der Gruppierungsdimension „Code Organisationseinheit” strukturiert. Jede verantwortliche Stelle erhält eine ausgewählte Liste der Bankkonten, die sie abgleichen muss.
Abbildung 3: Struktur-Editor
Antwort-Editor: Definieren Sie Fragen/Aufgaben zu den Daten
Im Antwort-Editor (Abbildung 4) werden die Antwortspalten für das Datenblatt definiert. Dies führt zu den Antwortfeldern, die von der Person ausgefüllt werden, die die Kontrolle durchführt. Es stehen dieselben Daten- und Spaltentypen zur Verfügung wie beim Erstellen einer Kontrolle: Text, Kommentarfeld, Zahl, Checkliste, Optionsfelder, Upload-Feld. Spalten können als Pflichtfelder („erforderlich“) festgelegt werden.
Tipp: Sie haben die Möglichkeit, die Summe einzelner Spalten im Antwort-Editor zu berechnen.
In dem bereits beschriebenen Beispiel zur Ermittlung von Kennzahlen wird hier der Spaltentyp Zahl ausgewählt und ein Kommentarfeld angelegt, in das der Benutzer optional einen Kommentar für den Prüfer eintragen kann.
Abbildung 4: Antwort-Editor
Datenblatt
Abschließend wird das Datenblatt mit Inhalten gefüllt, die auf der im ersten Schritt definierten Struktur basieren. Abbildung 5 zeigt das fertige Datenblatt aus unserem Beispiel.
Hinweis: Wenn einer Spalte das Attribut „eindeutiger Schlüssel“ zugewiesen wurde, kann eine Bezeichnung nur einmal verwendet werden.
Abbildung 5: Datenblatt mit Inhalten
Wie kann ich Daten aus Excel einfügen?
Zusätzlich zur manuellen Eingabe der Daten empfiehlt es sich, vorhandene Daten aus einer Excel-Tabelle zu importieren.
- Wählen Sie die entsprechenden Zellen in Excel aus.
- Kopieren Sie die Zellen mit der Tastenkombination Strg + C.
- Fügen Sie sie mit Strg + V in das Datenblatt ein.
Wie kann ich das Datenblatt in Kontrollen integrieren?
Nach der Erstellung des Datenblatts muss dieses im Rahmen einer Kontrolle versandt werden. Dies mit einer neuen oder bestehenden Kontrolle im Kontrollprogramm erledigt werden.
Sie verwenden dafür den Control Designer, indem Sie im Abschnitt „Elemente” auf „Datenblatt” klicken (Abbildung 6).
Abbildung 6: Kontroll-Designer
Select a grouping dimension
Um den relevanten Teil des Datenblatts zu einer Kontrolle hinzuzufügen, muss eine Gruppierung ausgewählt werden. Überlegen Sie sich zuvor, wer für diese Kontrolle verantwortlich sein soll. Wählen Sie den Teil des Datenblatts aus, an dem diese Person arbeiten soll, mithilfe der Gruppierung. Die Auswahl kann durch Klicken auf „Gruppierung auswählen” vorgenommen werden (Abbildung 7). Anschließend erscheint ein Pop-up-Fenster mit den Auswahlmöglichkeiten (Abbildung 8). Der Rest des Datenblatts wird nicht angezeigt. Um verschiedene Teile des Datenblatts an verschiedene Verantwortliche zu senden, erstellen Sie mehrere Kontrollen mit jeweils einem zugewiesenen Verantwortlichen.
Abbildung 7: Element-Editor für das Datenblatt
Abbildung 8: Auswahl einer Gruppierung
Sie sind fertig! Vergessen Sie nicht, die Kontrolle zu speichern und eine Vorschau anzuzeigen.
Werfen Sie einen Blick auf die Vorschau. Dies ist die Kontrolle, die den Teil des Datenblatts enthält, der sich auf Organisationseinheit 200 bezieht.
Wenn die für die Kontrolle zuständige Person auf jede Zeile des Bankkontos/der Daten klickt, öffnet sich rechts ein Fenster, in dem sie vordefinierte Fragen zu diesem bestimmten Konto beantworten kann. Anschließend kann sie auf „Weiter” klicken, um zum nächsten Konto zu gelangen.
Weitere Informationen:
Möchten Sie vorhandene Datenblätter ändern? Gehen Sie zu C. Bestehende Datenblätter ändern