Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie E-Mail-Benachrichtigungen für Nutzer einrichten können, wenn bestimmte Kontrollen abgeschlossen sind. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass wichtige Personen, wie z. B. Team- oder Abteilungsleiter, sofort über den Abschluss informiert werden.
- Gehen Sie zum Kontroll-Editor, indem Sie entweder eine neue Kontrolle erstellen oder eine bestehende Kontrolle öffnen.
- Gehen Sie zum Abschnitt „Zuweisen“, wie unten dargestellt.
- Klicken Sie in das Feld „Verantwortlichen hinzufügen” und geben Sie den Nutzer oder die Nutzergruppe ein, die als Verantwortlicher für die Kontrolle eingesetzt werden soll. Sobald Sie einen Verantwortlichen eingegeben haben, öffnet sich auf der rechten Seite des Bildschirms ein neues Fenster, wie unten dargestellt.
- Setzen Sie den Haken bei "Ich möchte Nutzer bei Abschluss benachrichtigen"
- Fügen Sie die gewünschten Nutzer und/oder Nutzergruppen mit dem Dropdown-Menü hinzu.
Sobald die Kontrolle abgeschlossen ist, erhalten die hinzugefügten Empfänger eine E-Mail, welche wie folgt aussieht.
(Screenshot)
Ein Klick auf „Kontrolle anzeigen“ führt je nach den Zugriffsrechten des Empfängers zu unterschiedlichen Aktionen.
- Wenn der Nutzer die Administratorrolle oder mindestens "Anzeigen"-Zugriff auf das entsprechende Kontrollprogramm hat, wird die Aktivitätsansicht geöffnet.
- Wenn der Nutzer keine der oben genannten Zugriffsrechte hat, wird die Meldung „Zugriff verweigert“ angezeigt.