Release Deep-Dive: Prüferaufgaben und erweitertes Kontrollmanagement

Schauen Sie sich unser Product Launch Webinar an für eine Einführung in die Features mit Q&A-Session.

Willkommen bei der Einführung von neuen Funktionalitäten im Rahmen des Releases Prüferaufgaben und Erweitertes Kontrollmanagement, die am 28. April 2024 veröffentlicht wurden. Im Folgenden möchten wir Ihnen eine umfassende Anleitung zu den neuesten Features und Änderungen geben.

Dieser Release umfasst neue Funktionalitäten in vier Bereichen des Kontrollmanagement-Moduls, nämlich Aufgaben für Prüfer, Erinnerungen, Terminplanung und Tags. Neben einem optimierten Design der Benutzeroberfläche finden Sie wesentliche Änderungen im Kontroll-Editor, d.h. bei der Erstellung neuer Kontrollen oder der Aktualisierung bestehender Kontrollen. Mit den Aufgaben für Prüfer sind Sie in der Lage, standardisierte Prüfverfahren für Kontrollen zu implementieren, sodass Sie Mängel effektiver aufdecken und Ihr Kontrollsystem kontinuierlich optimieren können. Darüber hinaus helfen Ihnen die erweiterten Funktionen, die betriebliche Effizienz aus administrativer Sicht weiter zu steigern und die Kontrollperformance zu verbessern.

1. Aufgaben für Prüfer

2. Flexible Erinnerungen

3. Terminplanung und Bearbeitungszeit

4. Kontroll- und Zurodnungstags

5. Weitere Anleitungen

Aufgaben für Prüfer

Was ist neu?

Beim Erstellen einer neuen Kontrolle oder beim Aktualisieren einer bestehenden Kontrolle können Sie jetzt spezifische Aufgaben für die Prüfer erstellen. Die Design-Box zur Aufgabengestaltung für den Kontrollverantwortlichen können Sie nun auch für die Prüfungen im vollständigen Umfang nutzen. Sie können jeden gewünschten Arbeitsablauf separat für Ihren ersten und zweiten Prüfer auf der Grundlage einer Reihe von vordefinierten Aufgaben erstellen, die von Optionsfeldern bis hin zu Kommentarfeldern reichen. Zudem haben Sie die Möglichkeit, Aufgaben als obligatorisch, optional oder in Bedingung zu einer anderen Aufgabe einzustellen. 

Welche Herausforderungen werden adressiert?

Mit der ständigen Weiterentwicklung von Gesetzen und Vorschriften sowie den steigenden internen Erwartungen erfordert nicht mehr nur die Durchführung der Kontrolle eine genauere Dokumentation, sondern auch deren Prüfung. Bisher konnte der Prüfer die Prüfung nur in einem Freitextfeld beschreiben und Belege hochladen, auf deren Grundlage der abschließende Prüfer die Entscheidung trifft, ob er eine Kontrolle genehmigt oder ablehnt. Für interne und externe Prüfer ist es schwierig, die Prüfungsverfahren und -kriterien nachzuvollziehen, die für die Prüfung verwendet wurden. Außerdem können die Compliance-Verantwortlichen damit nicht garantieren, dass die Prüfungen in der gesamten Organisation einheitlich und qualitätsgesichert durchgeführt werden.

Anwendungsfälle

SOX-Compliance

Anforderungen

Der Sarbanes-Oxley-Act(SOX) von 2002, ein US-Bundesgesetz zur Verhinderung von Unternehmensbetrug, verpflichtet Unternehmen zur Einhaltung bestimmter Praktiken bei der Führung von Finanzunterlagen und der Berichterstattung. Unternehmen, die an der Börse in den USA notiert sind, müssen den Sarbanes-Oxley Act (SOX) einhalten. Um SOX-konform zu sein, müssen Unternehmen interne Kontrollen einführen, um die Manipulation von Finanzdaten zu verhindern. Betroffene Unternehmen müssen der Securities and Exchange Commission (SEC) regelmäßig Bericht erstatten, um die Wirksamkeit der Kontrollen und die Richtigkeit der Finanzangaben zu bestätigen. Jährlich sind diese Unternehmen verpflichtet, eine unabhängige Prüfung ihrer Finanzkontrollen und -abschlüsse durchzuführen. Im Jahr 2023 zählte die New Yorker Börse 2.272 börsennotierte Unternehmen, davon 563 internationale Unternehmen.

In Anlehnung an das US-amerikanische SOX-Gesetz veröffentlichte die britische Regierung im Mai 2022 ein White Paper, in dem sie eine Stärkung des Risikomanagements und der internen Kontrollen von Unternehmen vorschlägt. Der Vorschlag erweitert die Definition von Unternehmen von öffentlichem Interesse (Public Interest Entities, PIEs) und bezieht große Privatunternehmen und an der AIM notierte Unternehmen in den Geltungsbereich ein. Es wird erwartet, dass die neuen Rechtsvorschriften in naher Zukunft in Kraft treten werden. 

Herausforderungen

Zusätzlich zu den implementierten internen Kontrollen gibt SOX Section 404 vor, dass alle jährlichen Finanzberichte eine Erklärung über die Verantwortung des Managements für die Einrichtung und Aufrechterhaltung eines angemessenen internen Kontrollsystems und eine Bewertung dessen Wirksamkeit im letzten Geschäftsjahr enthalten. Die Beurteilung muss auf der Grundlage bestimmter Normen oder eines Frameworks erfolgen. Viele Unternehmen betrachten diesen Abschnitt als den kompliziertesten und teuersten Teil aller SOX-Anforderungen. Die Geschäftsleitung und der externe Prüfer müssen die Risiken des Unternehmens verstehen und ihre Schlussfolgerungen auf ein kohärentes bzw. wirksames Bewertungsframework stützen, das in allen Teilen der Organisation in die Praxis umgesetzt wird. Dies erfordert eine klare Definition der Bewertungskriterien, ein robustes und benutzerfreundliches Betriebssystem für Kontrollen und eine stringente Dokumentation, die eine effiziente Berichterstattung ermöglicht.

Lösung in Impero

Impero begegnet den oben genannten Herausforderungen mit den neuen Aufgaben für Prüfer, die ein qualitätsgesichertes und differenziertes Prüfungsdesign ermöglichen. Spezifische Aufgabenelemente können verwendet werden, um die Prüfungskriterien zu operationalisieren und die Prüfer zu verpflichten, anhand dieser Kriterien zu urteilen und unterstützende Kommentare abzugeben. Sie können den Fragebogen genau so aufbauen, wie Sie ihn für die jeweiligen Kontrollen benötigen - ohne Einschränkungen bei der Art und Anzahl von Aufgaben.

Mit standardisierten Prüfungsdesigns, die effektiv in der gesamten Organisation umgesetzt werden, profitieren Sie von einer verbesserten Prüfungsqualität, einer systematischeren und sorgfältigeren Aufdeckung von Schwachstellen, die es Ihnen erleichtert, die SOX-Bewertungskriterien einzuhalten und die Wirksamkeit Ihrer Kontrollstruktur sowie Risikominderung zu steigern. Die festgelegten Aufgaben können auch auf eine zweite Prüfung ausgedehnt werden. Die Aufgaben für Prüfer helfen den Unternehmen, die Zahl der Nachforschungen und Korrekturen zu verringern. Diese tragen letztendlich dazu bei, Revisionskosten weiter zu verringern und interne Compliance-Prozesse zu stärken.

Kooperative interne Kontrollen

Die Durchführung interner Kontrollen erfordert eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit mit dem Ziel eines reibungslosen und effizienten Daten- und Aufgabenflusses. Mit Aufgaben für Prüfer lassen sich Arbeitsabläufe zwischen Einzelpersonen, Teams oder Abteilungen einrichten, wenn vorbereitende Aufgaben von einem ersten Verantwortlichen (oder einer Gruppe von Verantwortlichen) durchgeführt und dann an den nächsten Verantwortlichen weitergeleitet werden, damit dieser die nachfolgenden Aufgaben auf der Grundlage der vorgelegten Ergebnisse erledigen kann. Dasselbe gilt für einen optionalen dritten Verantwortlichen in der Reihe. Dieser dreistufige Arbeitsablauf basiert auf der Logik, dass die nächste Aktion ausgelöst wird, nachdem die vorherige abgeschlossen ist. Da derartige Prozesse in internen Kontrollsystemen weit verbreitet sind, die HR-, Supply-Chain- und Business-Funktionen mit Finanz- bzw. Steuerabteilungen verbinden, bieten Aufgaben für Prüfer ein erhebliches Potenzial zur weiteren Automatisierung des Zyklus, zur Verringerung von Einzelaufgaben und damit zur Senkung von Reibungskosten und Verwaltungskapazitäten. 

Ausländische Steuermeldungen

Die zunehmende Zentralisierung der Steuerverwaltung in Unternehmen erfordert zuverlässige Systeme, die eine effiziente Koordination und Qualitätssicherung unterstützen. Vor allem, wenn externe Berater für die Einreichung von Unterlagen in einer großen Anzahl ausländischer Entitäten verantwortlich sind, bieten Prüferaufgaben eine starke Unterstützung, um sicherzustellen, dass qualitätsgesicherte Ergebnisse zur richtigen Zeit geliefert werden. Zum Beispiel wird der Steuererklärungsprozess einem externen Berater als Verantwortlichem, dem globalen Tax-Team als erstem Prüfer und demselben Berater als zweitem Prüfer zugewiesen. Die Funktionalität der differenzierten Fälligkeitstermine für die drei Schritte sorgt für ein verbessertes Zeitmanagement - und gibt Ihnen auch aus der Überwachungsperspektive bessere Signale, um rechtzeitig an der richtigen Stelle einzugreifen. Durch die vorgegebenen Aufgaben für Ihre Berater und Ihre eigene Vermittlung in einem integrierten Prozess wird Ihnen die lokale Umsetzung von Steuervorgängen nach der Ersteinrichtung der Kontrolle deutlich erleichtert. Insgesamt erwarten wir, dass die Funktionen für Sie einen großen Beitrag zur Vermeidung von Fristverletzungen und Bußgeldern leisten werden. 

Anleitung zur Einrichtung

1. Gehen Sie zum Modul Kontrollmanagement.
2. Klicken Sie oben rechts auf "Neue Kontrolle erstellen". Oder gehen Sie in ein bestehendes Kontrollprogramm und öffnen Sie eine Kontrolle.
3. Sie sehen nun den aktualisierten Kontroll-Editor mit mehreren neuen Funktionalitäten. Gehen Sie zum Abschnitt "Aufgaben", indem Sie entweder auf den Navigationspfad oben klicken oder auf der Seite nach unten scrollen.
4. Verwenden Sie die Elemente auf der rechten Seite, um Ihren Aufgabenprozess oder Fragebogen zu erstellen - separat für den Verantwortlichen, den Prüfer und den zweiten Prüfer, indem Sie zwischen den Tabs wechseln.
   

Flexible Erinnerungen

Mit dem Ziel, eine hohe Kontrollperformance und Pünktlichkeitsrate zu erreichen, können Sie jetzt eine beliebige Anzahl von geplanten Erinnerungen in einer bevorzugten Konfiguration verschicken, die am besten zu Ihren organisatorischen Bedürfnissen und der Art der Kontrolle passt. Erinnerungsmechanismen sowohl vor als auch nach dem Fälligkeitsdatum können Sie frei gestalten. Zum Beispiel könnten Sie Ihre Mitarbeiter eine Woche im Voraus an die Abgabe der monatlichen  Kontrollen erinnern. Im Falle von Jahresabschlüssen oder Steuererklärungen wäre es für die Ausführenden von Vorteil, wenn die Erinnerungen weiter im Voraus erfolgen, um genügend Vorbereitungszeit zu gewährleisten. Besteht die Notwendigkeit, tägliche Erinnerungen einzurichten, um das Bewusstsein in einem hektischen Umfeld zu schärfen, können Sie dies jetzt mit den neuen Funktionen umsetzen. So können die Kontrollverantwortlichen den Zeitplan für ihre Tätigkeit weiter optimieren und die Qualität der Kontrollergebnisse durch frühere Warnungen verbessern. Administratoren werden die Anzahl der täglich versendeten manuellen Erinnerungen deutlich reduzieren.

Anleitung zur Einrichtung

1. Gehen Sie im Kontroll-Editor zu Abschnitt Erinnerungen.
2. Klicken Sie auf die freien Felder vor und nach dem Fälligkeitsdatum. Wählen Sie für jedes Feld eine oder mehrere Erinnerungen aus, indem Sie auf die Anzahl der Tage klicken, z. B. sollen 3 Erinnerungen vor dem Fälligkeitsdatum und 5 Erinnerungen nach dem Fälligkeitsdatum gesendet werden, wenn die Kontrolle noch nicht abgeschlossen ist.

Terminplanung und Bearbeitungszeit

Es ist von entscheidender Bedeutung, das optimale Timing zu finden, um sowohl die Finanzberichte und Erklärungen an die Behörden rechtzeitig zu übermitteln als auch die effektivste Zeit für die Erledigung der Aufgaben zu wählen. Angesichts der Komplexität, die sich aus der wachsenden Verpflichtungen und Teams ergibt, stellt das Zeitmanagement eine große Herausforderung dar. Das aktualisierte Tool für die Terminplanung und Bearbeitungszeit trägt wesentlich dazu bei, dass der Administrator den gesamten Arbeitsablauf von der Durchführung bis zur abschließenden Prüfung mittels einer visualisierten Zeitachse schnell erfassen kann. Mit der Transparenz der Benachrichtigungen und Fälligkeitstermine in der genauen Aufteilung nach Personen und Szenarien behalten Sie immer den Überblick - ganz gleich, ob es sich um eine einfache Aufgabenerinnerung oder ein vollständiges 4- oder 6-Augen-Verfahren handelt. 

In Übereinstimmung mit der erweiterten Zeitplanung und den Prüferaufgaben ermöglicht das neue Release die Festlegung separater Fälligkeitsdaten für den Kontrollverantwortlichen, den ersten und zweiten Prüfer. Basierend auf einer intuitiven Verteilung der Bearbeitungszeit auf jeden beteiligten Mitarbeiter kann die Bearbeitungsdauer rationalisiert werden, sodass jeder genügend Zeit hat, um seine Arbeit in der richtigen Qualität zu erledigen. Durch die erhöhte Granularität der Überwachungsmechanismen sind Administratoren in der Lage, Engpässe zu erkennen und Barrieren durch zielgerichtetes Eingreifen abzubauen. Sämtliche Fälligkeits- und Ausführungsdaten für Verantwortliche, Erst- und Zweitprüfer spiegeln sich in der Aktivitätenliste, den Berichten und Exporten wider. Es wird erwartet, dass die genannten Funktionalitäten zum Engagement der Mitarbeiter für Compliance-Prozesse durch die genaueren Zeitvorgaben und die verstärkte Nachvollziehbarkeit deutlich beitragen. 

Das gesamte Bündel an Terminplanungs- und Erinnerungsfunktionen wird für Massen-Updates unterstützt. Angesichts der hohen Skalierbarkeit kann eine prozess- und unternehmensübergreifende Umsetzung effizient erfolgen, damit Sie schnell davon profitieren können. 

Gleichzeitig haben wir uns bemüht, die Gestaltung der Nutzeroberfläche zu optimieren - vor allem durch eine intuitive Organisation der Funktionen und eine ausgeprägte Darstellung von Haupteinstellungen, sodass Ihre Arbeit noch reibungsloser und effizienter abläuft als bisher.

Anleitung zur Einrichtung

1. Gehen Sie im Kontroll-Editor in den Abschnitt Terminplanung.
2. Legen Sie auf der Registerkarte Periodisch das Kontrollintervall, das Startdatum und den Bezugszeitraum fest. Legen Sie das Fälligkeitsdatum und die -uhrzeit für die gesamte Kontrolle fest, einschließlich für die Durchführung und Prüfung(en). Oder wählen Sie auf der Registerkarte Manuell und stellen das Fälligkeitsdatum und den Bezugszeitraum ein.
3. Optional: Wenn Sie unregelmäßige Fälligkeitstermine für ausgewählte Zeiträume festlegen möchten, z. B. mehr Zeit im Januar wegen der jährlichen Berichterstattung, klicken Sie auf "Abweichendes Fälligkeitsdatum".
4. Gehen Sie zum Abschnitt Bearbeitungszeit.
5. Verteilen Sie die Bearbeitungszeit auf die einzelnen Kontrollverantwortlichen und ggf. auf den ersten und zweiten Prüfer. Dies ist die Anzahl der Tage, die jeder Mitwirkende bekommt, um seinen Teil der Arbeit zu erledigen.

Kontroll- und Zuweisungs-Tags

Ein neues Tag-Widget ist jetzt für die Zuweisung von Kontroll-Tags und Zuweisungs-Tags verfügbar. Mit einer größeren Ansicht und einem verbesserten Design für die Auswahl ist es einfacher und schneller als zuvor, Tags auf die Kontrollen anzuwenden.

Wenn Sie neue Tags erstellen müssen, brauchen Sie nicht mehr zum Tag-Management-Modul zu gehen, sondern können dies einfach über dieses Widget tun, während Sie eine Kontrolle bearbeiten. 

Statt nur ein oder mehrere Tag(s) einer Kontrolle zuzuweisen, können Sie nun auch alle Tags einer Kategorie mit einem Klick zuweisen. Damit wird die Massenzuweisung von Tags ermöglicht, was Ihnen einige Zeit der wiederholten, manuellen Zuweisung erspart. Sollte es eine Sammlung von z.B. Pflicht- oder Standard-Tags für einen bestimmten übergeordneten Prozess oder ein Kontrollprogramm geben, können Sie einfach eine Tag-Kategorie mit allen relevanten Tags erstellen und diese der Kontrolle als gebündelt zuteilen, und dann nur noch weitere kontrollspezifische Tags hinzufügen.

Anleitung zur Einrichtung

1. Klicken Sie im Kontroll-Editor im Bereich Details auf "Tag(s) hinzufügen".

2. Öffnen Sie eine Tag-Kategorie z.B. Land, indem Sie auf ihren Titel klicken. Wenden Sie einen oder mehrere Tags z.B. Deutschland, Dänemark an.

3. Wenn Sie alle Tags einer Tag-Kategorie anwenden möchten, setzen Sie ein Kästchen links von dieser Kategorie.

Das gleiche Verfahren gilt für das Hinzufügen von Zuweisungs-Tags.

Hier finden Sie eine Übersicht weiterer Artikel, die sich mit den Änderungen mit dem neuen Release befassen:

• Änderungen in der Terminierung von Kontrollen (Release April 2024)
• Corrected schedule for controls with allocated review time but no reviewer (Release April 2024)
• Änderung bzgl. Dokumenten-Upload für Prüfer (Release April 2024)
• Change on control tasks: Radio-button and Checklist without options have been replaced! (Release April 2024)

Einige Anweisungen wurden entsprechend den neuesten Änderungen aktualisiert:

• Durchführung der Kontrolle
• Überprüfung einer Kontrolle

• Wie kann ich eine Kontrolle planen?

• Aufgaben zu einer Kontrolle hinzufügen
• Kontrollmanagement einrichten