Was ist Control Triggering?
Mit Control Triggering können Sie Kontrollaktivitäten nicht zu einem bestimmten Zeitpunkt, sondern basierend auf dem Abschluss einer anderen Kontrolle senden. Dies bietet Flexibilität über die Standardplanung hinaus und hilft bei der Automatisierung abhängiger Workflows.
Normalerweise werden Impero-Kontrollen nach einem vordefinierten Zeitplan versendet. Mit der Control Triggering-Funktion können Sie eine Kontrolle mit einer anderen verknüpfen, sodass die zweite Kontrolle automatisch versendet wird, sobald die erste abgeschlossen ist.
Beispiel: Kontrolle A ist eine monatlich wiederkehrende Kontrolle und dient als Auslöser für Kontrolle B. Wenn Kontrolle A für einen bestimmten Zeitraum eingereicht wird, wird Kontrolle B für denselben Zeitraum sofort versendet – auch wenn das geplante Datum noch nicht erreicht ist.
Control Triggering hilft dabei:
- Komplexe Arbeitsabläufe zu optimieren, indem verwandte Kontrollen automatisch miteinander verknüpft werden.
- Zusätzliche Überprüfungen oder Genehmigungsschritte basierend auf dem Fertigstellungsstatus zu ermöglichen.
- Einschränkungen bei der Zeitplanung zu beseitigen und so die rechtzeitige Durchführung abhängiger Kontrollaktivitäten sicherzustellen.
Hinweis: Control Triggering ist derzeit keine Standardfunktion in Impero. Wenn Sie denken, dass es Ihren bestehenden Arbeitsablauf verbessern könnte, wenden Sie sich gerne an Ihren Customer Success Manager oder unseren Support.
Anleitung zur Einrichtung
Mit Control Triggering können Sie automatisch eine Kontrolle nach Abschluss einer anderen senden und so einen nahtlosen Arbeitsablauf schaffen. Um dies einzurichten, benötigen Sie mindestens zwei wiederkehrende Kontrollen, die im gleichen Intervall stattfinden (z. B. monatlich oder vierteljährlich).
Schritt 1: Richten Sie Ihre auslösende Kontrolle ein
- Erstellen oder öffnen Sie die erste Kontrolle – diese fungiert als Auslöser.
- Richten Sie sie als periodische Kontrolle ein.
- Wichtig: Die Auslöserkontrolle darf nur eine Zuweisung haben.
- Speichern Sie Ihre Änderungen.
Schritt 2: Einrichten der ausgelösten Kontrolle
- Erstellen oder öffnen Sie Ihre zweite Kontrolle – dies ist die Kontrolle, die ausgelöst wird.
- Sie können so viele Zuweisungen hinzufügen, wie Sie benötigen; alle Zuweisungen werden gleichzeitig ausgelöst.
- Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest: Auslöseabhängige Kontrollen müssen weiterhin über eine Zeitplanung verfügen, die als Ausfallsicherung dient, falls die Auslösekontrolle nie übermittelt wird. Sie können beispielsweise das Versanddatum weit in der Zukunft festlegen, um eine vorzeitige Zustellung zu verhindern.
- Aktivieren Sie im Abschnitt „Terminplanung“ des Kontrolldesigners das Kontrollkästchen „Ausgelöst durch“.
- Im Dropdown-Menü sehen Sie eine Liste der geeigneten Kontrollen, die:
- eine Zuweisung haben
- im gleichen Intervall auftreten
- Teil eines Programms sind, auf das Sie Zugriff haben - Verwenden Sie das Suchfeld, um die gewünschte Kontrolle zu finden, und wählen Sie Ihre Auslösekontrolle aus.
Sie können sogar mehrere Kontrollen nacheinander verknüpfen – beispielsweise Kontrolle A → Kontrolle B → Kontrolle C –, um längere oder komplexere Arbeitsabläufe zu erstellen.
Durch diesen Ansatz entfällt die Notwendigkeit, jeden Schritt manuell zu planen, und Sie erhalten mehr Flexibilität bei der Anpassung der Kontrollen von Impero an die internen Prozesse Ihres Unternehmens.