Stellen Sie die eingegangenen Kontrollantworten in einem Bericht dar - dies ist jetzt auch für Aufgaben von Prüfern möglich.
Hier können Sie erfahren, was ein aufgabenbasierter Bericht ist, zudem finden Sie eine schrittweise Anleitung zur Erstellung eines solchen Berichts und drei verschiedene Szenarien für die Verwendung.
Was ist ein aufgabenbasierter Bericht?
Mit einem aufgabenbasierten Bericht können Sie sich einen Überblick über die Antworten ausgewählter Single-Choice-Fragen verschaffen, d. h. über die Optionsfelder-Elemente in Ihren Kontrollen. Darüber hinaus können Sie die Anzahl der ausstehenden und überfälligen Antworten sehen. Daher können Sie diese Art von Bericht verwenden, um zu beurteilen, ob bestimmte Kontrollen erhöhte Aufmerksamkeit oder Eingriffe erfordern. Dies könnte beispielsweise in folgenden Situationen der Fall sein:
- Die Antworten auf die Aufgaben deuten darauf hin, dass die Kontrolle nicht wirksam ist.
- Es gibt einen großen Anteil überfälliger Aufgaben.
Die Erstellung eines aufgabenbasierten Berichts für Aufgaben der Verantwortlichen war bereits in der Vergangenheit möglich; eine Anleitung finden Sie hier. Jetzt ist es möglich, Antworten aus allen Phasen der Kontrolle einzubeziehen, d. h. vom Verantwortlichen, vom Prüfer und vom zweiten Prüfer.
Voraussetzung: Kontrollen mit Single-Choice-Aufgaben
Damit Sie Inhalte für Ihre aufgabenbasierten Berichte haben, müssen Optionsfelder-Elemente als Aufgaben in den Kontrollen vorhanden sein.
Szenario 1: Wirksamkeit der Kontrolle
Beispielsweise müssen die zweiten Prüfer beantworten, ob sie die Kontrolle als wirksam, teilweise wirksam oder unwirksam einstufen, d.h. wie geeignet sie ist, um das Kontrollziell zu erfüllen.
Anleitung zur Erstellung eines aufgabenbezogenen Berichts anhand eines Beispiels
- Gehen Sie im Navigationsmenü auf Berichte.
- Klicken Sie auf "Aufgabenbasierte Berichte" in dem entsprechenden Abschnitt.
- Klicken Sie auf "+ Aufgaben-Mapping hinzufügen" in der oberen rechten Ecke.
- Versehen Sie die Aufgabenabbildung mit einem Titel, z. B. „ Wirksamkeit der Kontrolle“, und einer optionalen Beschreibung.
- Fügen Sie Kategorien hinzu: Sie haben die Möglichkeit, die Antworten selbst definierten Kategorien zuzuordnen. So stellen Sie sicher, dass nicht nur über die Kontrollantworten berichtet werden, sondern diese auch zu weiterführenden Aktionen verlinkt werden. Sehen Sie sich das Beispiel unten im Szenario 1 an. Hier haben Sie eine Vielzahl von Möglichkeiten. Wichtig ist, dass die Zuordnung der Kategorien für die Endnutzer des Berichts sinnvoll ist.
Szenario 1: Wirksamkeit der Kontrolle
Aufgaben, die mit „Wirksam“ beantwortet werden, sollen als „Keine Maßnahmen erforderlich“ angezeigt werden, während die Antwortoptionen „Teilweise wirksam“ und „Nicht wirksam“ beide unter „Maßnahmen erforderlich“ angezeigt werden sollen. Daher legen wir die folgenden Kategorien an:
- Klicken Sie auf „+ Aufgaben-Mapping hinzufügen“ und wählen Sie die Art der Aufgabe, die Sie zuordnen möchten.
Szenario 1: Wirksamkeit der Kontrolle
In unserem Fall sollen die Antworten der Zweitprüfer in den Bericht aufgenommen werden, daher wird „Aufgaben Zweitprüfer“ ausgewählt.
- Wählen Sie die gewünschte Aufgabe an und ordnen Sie in der Tabelle in der Spalte "Der Kategorie zuordnen" die Kategorien aus, die den einzelnen Antwortmöglichkeiten zugeordnet werden soll. Speichern Sie die Zuordnung.
Szenario 1: Wirksamkeit der Kontrolle
Da wir die Optionen „Teilweise wirksam“ und „Nicht wirksam“ der Klasse „Maßnahmen erforderlich“ zuordnen wollen, sieht die Zuordnung wie folgt aus:
- Gehen Sie im Navigationsmenü zurück auf Berichte. Klicken Sie auf den Namen des Berichts in der Sektion aufgabenbasierter Bericht. Klicken Sie auf „Speichern als“, somit finden Sie ihn unter „Meine Berichte".
Szenario 1: Wirksamkeit der Kontrolle
Der daraus resultierende Bericht für dieses Szenario könnte wie folgt aussehen. Hier sehen wir, dass alle Kontrollen im Juni als wirksam eingestuft wurden, aber nur teilweise im Juli und August, weshalb es notwendig sein könnte, sie näher zu betrachten.
Nachfolgend finden Sie zwei weitere Szenarien, in denen Sie die aufgabenbezogenen Berichte ebenfalls zu Ihrem Vorteil nutzen können.
Szenario 2: Mehrere Schritte der Kontrolle in einem Bericht anzeigen
Eine weitere Möglichkeit, aufgabenbasierte Berichte zu verwenden, ist die Abbildung der Antworten verschiedener Prozessschritte einerKontrollen im selben Bericht. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, sich auf einen Blick einen Eindruck der verschiedenen Schritte innerhalb der Kontrolle zu erhalten. Im Falle einer Kontrolle für eine monatliche Abstimmung könnten die Fragen wie folgt lauten.
Im Rahmen der Aufgaben bestätigt der Verantwortliche, dass das Bankkonto laut Hauptbuch abgestimmt wurde.
Der erste Prüfer gibt an, ob er die Prüfung mit oder ohne Kommentare durchgeführt hat.
Der zweite Prüfer antwortet, ob er die Kontrolle als wirksam, teilweise wirksam oder nicht wirksam einstuft, d. h. ob sie den gewünschten Zweck erfüllt.
Alle diese Aufgabenelemente können in einem Bericht dargestellt werden, indem Sie sie über „+ Aufgaben-Mapping hinzufügen“ mehrere Mappings einfügen.
Dabei können Sie entscheiden, ob Sie für jede Antwortoption eine eigene Kategorie erstellen wollen oder ob Sie mehrere Antwortoptionen derselben Kategorie zuordnen wollen (wie im Beispiel oben).
Szenario 3: Unterschiedlich formulierte Fragen denselben Kategorien zuordnen
Gibt es in mehreren Kontrollen Fragen, die den gleichen Sachverhalt abfragen (z. B. die Wirksamkeit der Kontrollen), aber etwas unterschiedlich formuliert sind? Kein Problem, mit den aufgabenbasierten Berichten ist es trotzdem möglich, sie einheitlich in einem Bericht darzustellen.
Dazu können Sie die Fragen einfach über mehrere Mappings einfügen und die Antworten denselben Klassen zuordnen, wie im folgenden Beispiel.
Tipp zum Filtern der gewünschten Inhalte:
Benutzen Sie die Suchleiste, um die Kontrollergebnisse nach Programm, Kontrolle, Nutzer, Gruppe oder Zeitraum einzugrenzen und auch den Zeitfilter. Erfahren Sie hier mehr.
Erfahren Sie mehr:
Wie kann ich einen aufgabenbasierten Bericht über Antworten in Single-Choice-Fragen erstellen?
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