Um ein vorhandenes Datenblatt zu ändern wird das Programm ausgewählt, in dem Änderungen vorgenommen werden sollen. Anschließend wird das Datenblatt gewählt, das geändert werden soll.
Es gibt drei Fälle, in denen Änderungen an vorhandenen Datenblättern vorgenommen werden:
Änderung eines Datenblattes bei einer noch auszuführenden Kontrolle:
Wird ein Datenblatt verändert, dessen Kontrolle noch nicht ausgeführt wurde, wird das Datenblatt sofort aktualisiert. Wenn ein Benutzer einer Kontrolle bereits zugewiesen wurde, aber die Kontrolle noch nicht ausgeführt hat, werden die Daten der Kontrolle aktualisiert.
Änderung eines Datenblattes bei einer teilweise ausgeführten Kontrolle:
Kommt es bei einem Datenblatt zu Änderungen, bei der die zugeordnete Kontrolle nur teilweise ausgeführt wurde, stimmen die Daten nicht mehr überein. Ein Name oder Wert im Datenblatt kann hinzugefügt, entfernt oder geändert worden sein. Da der Durchführende den Teil der Kontrolle womöglich bereits abgeschlossen hat, werden die Änderungen in unterschiedlichen Farben angezeigt
- Rot: Eine Zeile oder Spalte wurde aus dem Datenblatt entfernt.
- Gelb: Ein Name oder Wert wurde geändert.
- Grün: Eine Zeile oder Spalte wurde dem Datenblatt hinzugefügt.
Wenn der Durchführende die Kontrolle weiter ausführt, sind diese Farben so lange sichtbar, bis er auf "Eingaben speichern" klickt. Sobald geänderte Zeilen bearbeitet wurden, wird das Häkchen „Bestätigt“ entfernt. Es ist weiterhin möglich, Kommentare und angehängte Dateien aus Zeilen anzuzeigen, die entfernt oder bearbeitet wurden.
Änderung eines Datenblattes bei einer vollständig ausgeführten Kontrolle:
Wenn die Kontrolle bereits durchgeführt wurde, erhält der Durchführende keine Benachrichtigung über die Änderungen, da die Kontrolle bereits abgeschlossen wurde. Damit der Durchführende die Kontrolle mit den neuen Daten durchführen kann, muss die Kontrolle erneut gesendet werden. Eine veränderte, abgeschlossene Kontrolle ist im Änderungsprotokoll archiviert und abrufbar.